Reducir riesgos asociados con el incumplimiento de normativas ambientales: Minimiza las posibilidades de sanciones y multas al asegurar el cumplimiento de las normativas ambientales.
Regulate de versiones: garantiza un seguimiento preciso de los cambios realizados en los documentos, manteniendo un historial detallado y evitando conflictos de versiones.
OpenKM es un potente software de gestión documental open resource, diseñado para ayudar a las empresas a organizar, administrar y proteger sus documentos de manera eficiente.
La gestión documental se basa en la creación de un sistema eficiente que permita a las organizaciones almacenar grandes volúmenes de información de manera segura y ordenada. Esto incluye la digitalización de documentos, el uso de bases de datos y sistemas de almacenamiento en la nube, así como la implementación de procesos de captura y recuperación de datos.
Colaboración y Manage de versiones: facilita el trabajo en equipo mediante la edición colaborativa y mantiene un historial completo de cambios en los documentos.
Integridad: Es essential garantizar la autenticidad y veracidad de la información contenida en los documentos.
El control de versiones es una funcionalidad crítica que permite a las organizaciones mantener un registro de todas las modificaciones realizadas en los documentos. Incluye:
A pesar de los beneficios que conlleva, la gestión documental también enfrenta una serie de retos que deben ser superados para garantizar su correcta implementación. Algunos de los retos más comunes son:
Este gestor documental combina funcionalidades intuitivas con potentes herramientas para automatizar flujos de trabajo y garantizar la eficiencia en la administración de archivos.
Alineación con Estrategia de Negocio: Asegurar que los objetivos del DMS estén alineados con la estrategia common de la organización.
Un contrato puede almacenarse en un archivador en el departamento lawful. La nota de entrega podría estar en un almacén. La aceptación podría estar en el departamento que finalmente recibió el pedido. Tenemos diferentes grupos de personas que pueden estar en diferentes ubicaciones fileísicas y que todos están relacionados de alguna forma con la factura.
Dependencia de la Conectividad a Web: El acceso a los documentos depende de una conexión a Online confiable. Si hay interrupciones en el servicio de Net, el acceso a los documentos puede verse afectado.
El software ofrece a sus usuarios la posibilidad de introducir datos de diversas fuentes y de gestionar estos datos de Sistema de Gestión Documental manera automática. DocuWare resulta especialmente útil y efectivo para el trabajo en contabilidad, gestión de proyectos y recursos humanos.
Dropbox Small business es un conocido software de gestión documental diseñado para empresas que buscan optimizar el almacenamiento, la organización y la colaboración de documentos en un entorno digital.